La creación de informes es un arma indispensable para el gestor energético. Pero, ¿cómo crear informes que no acaben en la papelera antes de ser leídos? Hoy te damos 5 consejos para crear el mejor informe de gestión energética avanzado.
1) Haz un primer borrador del informe de gestión energética
Antes de ponerte manos a la obra, haz un primer esquema, aunque sea en tu mente, del informe que quieres. Un informe debe ser una herramienta para contar puntos clave de forma concisa y entendible. Si no tienes tus ideas claras a la hora de ponerte a crear el informe, mejor déjalo para otro momento.
2) Adáptate a tu público
Hay que adaptar el informe a la persona que lo va a leer. No es lo mismo un informe sobre gestión energética para un director financiero que para el responsable de mantenimiento. Con DEXMA puedes crear tantas versiones de un informe como necesites.
3) Personaliza la visualización
¿Te ha pasado alguna vez que alguien te envía un informe con una tabla de celdas y columnas infinitas en la que no entiendes nada? A mí sí. Y estos informes terminan en un sitio donde nunca querrías ver tu trabajo: en la papelera. Intenta ser útil a quién va a recibir el informe añadiendo varias formas de visualizar la información más importante, aquella que de verdad quieres que lean y quede en su memoria.
4) ¿Cada cuánto crear el informe de gestión energética?
Otro punto clave para crear buenos informes de gestión energética es definir cada cuánto los vas a crear. Esto puede afectar en los datos y gráficos que incluyas. Por ejemplo, los informes diarios tendrían sentido si hay mucha variabilidad en el comportamiento energético del edificio de un día a otro. Si no, quizá es mejor un informe semanal. Y habrá proyectos en los que interese crear ciertos informes de forma mensual y otros cada trimestre.
5) Elegir un formato de envío
Aquí es bueno revisar el punto 2 de nuevo: ¿cómo espera recibir esa persona interesada el informe? Si es por email, haz que lo reciba fácil y cómodamente en pdf. Y no te olvides de añadir un pequeño texto de 2-3 párrafos explicando puntos clave en el cuerpo del correo electrónico. Pero quizá esa persona prefiere que lo imprimas y lo dejes en su mesa cuando el informe esté listo: compruébalo.
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