Llevar a cabo un plan de mantenimiento predictivo en tus edificios es una forma inteligente de evitar costes futuros, eso lo tienes claro. Y para ello necesitarás un software y un plan de mantenimiento predictivo. Pero, ¿cuáles son los principales problemas y errores que se comenten en un programa de mantenimiento de este tipo? Aquí tienes una lista con 6 errores más comunes de los gestores de edificios y/o facility managers.
¿Qué es un Programa de Mantenimiento Predictivo?
La tendencia actual en gestión de instalaciones (o facility management) es avanzar hacia la eficiencia energética y la sostenibilidad. Para ello se trabaja con sistemas automatizados en los edificios (BAS), y se implantan programas (incluyendo software y estrategia) de mantenimiento tanto preventivo como predictivo.
Estos últimos, los utilizarás como técnico de mantenimiento para facilitarte el camino y la gestión del Plan de Mantenimiento que tengas establecido. Por ejemplo, cuando los técnicos hablan de “la gama de mantenimiento” se refieren a la planificación “física” de los trabajos diarios de mantenimiento (qué, cómo, cuándo y dónde se llevarán a cabo las tareas de mantenimiento).
En una gama de mantenimiento tendrás definidos los componentes de Mantenibilidad, Conservación, Confiabilidad, además de la definición de los roles de gestión de cada uno de los diversos estratos organizativos y empleados, para asegurar su cumplimiento. Todo esto formará parte de tu plan de mantenimiento.
Esta planificación previa ayudará a desarrollar el programa con frecuencias basadas en calendario o uso del equipo para realizar las actividades que se consideran importantes para el mantenimiento. Aquí tienes un ejemplo de tareas planificadas:
- Lunes: Comprobar consumo de baterías de condensadores.
- Martes: Limpieza de filtros en Fan-Coil.
- Miércoles: …
Tener un plan de mantenimiento preventivo en tus instalaciones puede extender la vida útil de los costosos equipos, ayudando a prevenir fallas futuras. Y dentro del mantenimiento preventivo existe una variante más avanzada, conocida como mantenimiento predictivo.
El mantenimiento predictivo consiste en analizar y monitorizar el estado de tus instalaciones para poder detectar esas futuras deficiencias y realizar recomendaciones de mantenimiento.
Sea cual sea el tipo de planificación que vayas a realizar, seguramente trabajarás con un programa de gestión de mantenimiento, como comentamos al principio. Estas herramientas de software se conocen como GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador) o CMMS (Computerised Maintenance Management System).
Si eres facility manager o responsable de unas instalaciones, y estás pensando en implantar un plan de mantenimiento, te vendrá bien conocer los principales errores que cometen los facility managers en sus programas de mantenimiento predictivo, y aprender cómo evitarlos.
Error 1: de los Programas de Mantenimiento Predictivo – Tecnologías Obsoletas
Tecnologías innovadoras como las IoT (Internet de las Cosas), o la Industria 4.0., no se utilizan aún lo suficiente por su desconocimiento en el sector.
Este tipo de tecnologías puede proporcionar información basada en datos, que darán grandes beneficios a tu programa de mantenimiento con la ayuda, por ejemplo, de un software de gestión de mantenimiento (GMAO).
Otro tipo de software que te será de gran ayuda y del que los facility managers se olvidan a menudo son los SGEs (Software de Gestión Energética), como la Plataforma DEXMA.
Normalmente, los profesionales del mantenimiento que aplican la metodología de mantenimiento predictivo no caen en la cuenta de que combinar ambos software de gestión ayudarán a llegar más fácilmente a los objetivos del programa. Además, mejorarán los ahorros en energía de tus edificios gracias a una gestión energética adecuada. En este artículo puedes saber más sobre la integración entre un GMAO y un SGE. Aunque esté centrado en retail, el ejemplo puede aplicarse a otros sectores.
Piensa que realizar una gestión adecuada de la energía te ayudará a detectar deficiencias en tus instalaciones. Te preguntarás cómo, aquí tienes un ejemplo:
Imagínate que estás revisando los datos de consumo energético de tus instalaciones en tu SGE, donde se monitoriza y analiza los consumos de forma avanzada. Aquí puedes crear alarmas que detecten por ejemplo picos en los consumos, lo que te indicará que existe aún comportamiento anómalo en alguna de tus máquinas, sistemas de clima, instalación eléctrica, etc.
¡Felicidades! Seguramente hayas detectado alguna deficiencia a tiempo y podrás resolver antes de que la instalación termine fallando de forma definitiva
Pero estas tecnologías no tienen sentido si no las implementas totalmente y las utilizas con regularidad.
Error 2: Adelantarse al Mantenimiento Predictivo NO es bueno
La gestión de instalaciones tradicional aspira a anticiparse a los objetivos, pero si se está llevando a cabo un programa de mantenimiento predictivo, para que sea eficaz debe seguir el rumbo programado.
Adelantarse a las revisiones que has establecido en tu programa de mantenimiento predictivo y realizar el mantenimiento programado con anticipación te dará como resultado desviaciones del programa y problemas potenciales.
Error 3: del Programa de Mantenimiento Predictivo – Roles incorrectos de los usuarios GMAO y SGE
Como responsable de mantenimiento o facility manager utilizarás un GMAO para llevar a cabo el control y administración del mantenimiento de las instalaciones.
Es muy importante que definas bien los roles de cada usuario en tu programa de mantenimiento predictivo, y que des acceso a cada usuario en tu GMAO. Si no lo haces surgirán problemas en el cumplimiento de la programación. Además, evitarás que personal no autorizado realice tareas de mantenimiento fuera de su dominio.
Estos roles deberás definirlos también para las tareas de gestión energética.
Por ejemplo, en una solución de gestión energética avanzada como la Plataforma DEXMA, puedes crear un número ilimitado de usuarios. La plataforma además te permite invitar a usuarios pertenecientes a otras cuentas externas a la tuya de manera rápida, en este artículo sobre gestión de usuarios en la Plataforma DEXMA te explicamos cómo hacerlo.
Error 4: Tener Instrucciones Poco Claras Aumenta el Riesgo
Las instrucciones de mantenimiento predictivo deben ser específicas para cada parte de la instalación. Las instrucciones pobres en detalles producirán errores y actividades de mantenimiento incorrectas.
Crea instrucciones específicas para cada rol en tu programa de mantenimiento predictivo. No olvides especificar qué tareas se gestionarán en el GMAO, además de quién lo hará y qué pautas básicas debería seguir.
En el caso de los usuarios que, además de trabajar con tu GMAO, utilicen un SGE puedes por ejemplo:
- Darles las KPIs de consumo energético que deberían monitorizar y analizar para aplicar el programa de mantenimiento predictivo establecido.
- Definir los criterios de referencia o benchmarks para que cada usuario cree alarmas en el SGE que le ayuden a detectar las anomalías.
- Crear una plantilla específica para los informes de gestión energética relacionados con el programa de mantenimiento predictivo. En DEXMA por ejemplo, existe una opción dedicada a la creación de informes personalizados.
Error 5: Tu Solución de Software Captura Datos Erróneos
Tanto su software de gestión de mantenimiento (GMAO) como tu solución de gestión energética (SGE) deberían capturar los datos de forma correcta. Pero a veces pueden ocurrir errores, teniendo como consecuencia una baja calidad de los datos que estás recopilando.
¿Qué ocurre si mis datos son de baja calidad o erróneos?
Estos datos podrían llevarte a realizar suposiciones incorrectas sobre el estado de las instalaciones. Por ejemplo, limitar los datos a la categoría y tipo de equipo, identificadores únicos para el equipo y las piezas clave necesarias para el mantenimiento predictivo.
En el caso de un SGE que trabaja con enormes cantidades de datos energéticos, que estos sean de calidad también es fundamental, ya que afectarían a la precisión de los análisis. Lo que te llevaría a tomar decisiones erróneas. Si quieres más información sobre la importancia de la calidad de los datos, este artículo sobre Big Data y Macrodatos puede interesarte.
Error 6: La Sobre-Complicación Reduce la Eficacia
Haz un plan de mantenimiento predictivo sencillo, fácil de entender y seguir. Así reducirás el riesgo de confusión y las actividades de mantenimiento mal realizadas. Además, te será mucho más fácil programar tu software de mantenimiento predictivo.
Ayúdate de los objetivos SMART para definir y desarrollar el programa de mantenimiento, es decir, deberá ser:
- Específico (Specific)
- Medible (Measurable)
- Asignable (Assignable)
- Realista (Realistic)
- Temporalmente acotado (Time-bound)
En este artículo podrás encontrar un ejemplo de aplicación de criterio SMART en gestión energética. Algo que también te vendrá muy bien para definir el plan de gestión energética que acompañará al mantenimiento predictivo.
Tras ver estos principales errores en la gestión del mantenimiento de instalaciones, quizá hayas pensado en áreas que debes mejorar. O si no has tenido ninguno de estos errores, ¡enhorabuena!
Aprovechamos para recordarte que, si quieres certificar que tus procesos tienen un alto nivel de calidad y bajo riesgo, puedes obtener una certificación internacional como la ISO 9001. Una empresa con la certificación ISO 9001 es una empresa cuyo sistema de gestión de la calidad ha sido inspeccionado y cumple las normas internacionales. En este artículo sobre Certificaciones ISO puedes conocerlas mejor e identificar cuál encaja más en tu organización.
Si necesitas ayuda para implementar un SGE o para sacarle más rendimiento, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
